Як правильно зберігати адміністративні документи?

Без належного зберігання не завжди легко знайти свої адміністративні документи. Дійсно, як знайти купюру-продажу, датовану 2001 роком, якщо вона складена в коробці з іншими документами? Щоб уникнути марної витрати часу, перекопуючи кілька ящиків, щоб знайти документ, ось кілька порад щодо зберігання.

Як довго ви повинні зберігати свої папери?

Важливо зберігати ці адміністративні документи , але вони також мають термін придатності. Таким чином, через певний проміжок часу більше не потрібно зберігати певні документи, такі як рахунки-фактури та декларації всіх видів. Ось короткий опис періодів, протягом яких бажано зберігати різні типи паперу:

• 1 рік: телефон, Інтернет або рахунки, що рухаються, або підтвердження оплати PV.
• 2 роки: заяви про допомогу сім'ї, гонорари лікаря, листи про розірвання контракту, документи про соціальне страхування та взаємне забезпечення, а також кредитні документи.
• 3 роки: повідомлення про аудіовізуальні ліцензії та декларації про прибуток.
• 5 років: рахунки за воду та електроенергію, квитанції за оренду та плату за оренду, рахунки за газ, свідоцтва про сплату податків, договір оренди та підтвердження сплати платежів за утримання.
• 10 років: банківські виписки, платіжні квитанції, іпотечні позики, договори страхування життя після дати смерті тощо.
• 30 років: рахунки за ремонт автомобілів, рахунки за будівництво, рахунки в лікарнях та цивільні IOU.
• Пожиттєвий термін: шлюбний контракт, сімейна книжка, військова книжка, дипломи, заповіти, майнові звання, пожертви, медична карта, свідоцтво про щеплення, медичні картки, розплатні листи, свідоцтва про усиновлення, трудові договори ...

Найкращий прийом, щоб мати охайний будинок - це мінімум мінімуму . Не обов’язково зберігати всі отримані листи та папери. Таким чином, необхідно негайно викинути папір, який не є корисним.

Зберігання повсякденних документів

Щоб навести порядок, вам слід розрізнити щоденні документи та інші файли. Поточні документи - це документи , з якими часто звертаються, і тому вони повинні знаходитись у легкодоступному місці. Документи, з якими рідко звертаються, можуть бути подані у коробки або у верхній частині полиці. Ось кілька типів сховища для різних типів паперу:

• Сорочки різних кольорів

Кольори використовуються для диференціації документів один від одного. У кожній папці ви також повинні використовувати кишені для класифікації паперів: кишеню для податків, кишеню для документів ЕФР, іншу для рахунків за воду тощо.

• Сорочки з ластовиною

Скріплені папки зручні для зберігання громіздких документів. Таким чином, папка дозволяє класифікувати різні документи, що стосуються однієї теми (приклад: усі документи, що стосуються будівництва будинку).

• Кільцеві в’язки

Вони практичні для легкого отримання документів, не відриваючи їх від їх зберігання. Крім того, папери можуть бути розділені розділювачами, щоб їх було легше знайти. Розділювачі можуть також відображати індикатори, щоб полегшити завдання під час пошуку. Вони можуть бути розташовані в алфавітному порядку, за датою тощо.

• Меблі з висувними ящиками

Якщо паперів, які слід зберігати, велика кількість, краще зупинити свій вибір на картотеці. Останній має висувні ящики, де різні документи підвішені на решітках та легко доступні.

Прибрати адміністративні документи

Звичайно, використання належного сховища полегшує класифікацію файлів, але також важливо знати, як розташувати документи відповідно до їх типу. Ось приклад класифікації для полегшення досліджень:

• Сімейні справи: містять усі документи, що стосуються сім’ї, такі як свідоцтво про шлюб, документи, що посвідчують особу, паспорти, свідоцтва про народження тощо.
• Досьє про освіту: свідоцтво про освіту, документи, що стосуються дитячого садка тощо
• Податкова декларація: декларації про прибуток, податки на житло тощо.
• Досьє про стан здоров’я: медичні картки, рецепти, медичні огляди (радіо, сканер, УЗД тощо) ...
• Файл рахунків-фактур: послуги (вода, газ, електроенергія, телефон, Інтернет тощо), рахунки-фактури на товари та роботи тощо.
• Файл страхування: договори страхування автомобілів та дому, страхування життя, претензії, сертифікати автентичності ...
• Професійна справа: трудовий договір, оплата праці, заява, резюме, дипломи ...
• Файл житла: договір оренди, квитанція про оренду, листи власника / орендаря ...
• Банківська справа: виписки з рахунку, контракт, доручення на переказ ...

Архівування розпорядчих документів

В ідеалі деякі документи слід архівувати принаймні раз на рік . Архівовані файли акуратно розташовані у полях за датою або за алфавітом та за темами. Знову ж таки, найкраще використовувати один колір для кожної теми. Ось приклад зберігання детально:

• Рожева сорочка для рахунків, жовта для фінансів, синя для страхування ...
• Сортування за порядком: алфавітний порядок від А до Я або за датою (за місяцем, потім за роком). Це дозволяє легко розрізнити новіші та старіші документи.

Найголовніше - це скласти рідину, яка дозволяє легко знайти рахунок за воду, наприклад, за січень минулого року. Якщо папери все ще важко знайти, незважаючи на те, що вони охайні, необхідно переглянути методи зберігання.

Інші поради щодо впорядкування адміністративних документів

Її легше зберігати, коли менше паперу зберігати. Окрім сортування та позбавлення застарілих документів, також можна використовувати виставлення рахунків через Інтернет, щоб отримувати менше пошти вдома. Однак необхідно регулярно виконувати резервне копіювання на кількох носіях, щоб уникнути втрат. Для додаткової безпеки слід робити резервні копії в Інтернеті важливих документів.

Коли листи надходять, важливо заздалегідь подати їх, щоб запобігти їх накопиченню місяцями в кутку офісу. Термінові листи слід читати негайно, тоді як інші можна сортувати в порядку пріоритету. Бажано мати організатора офісу для зберігання важливих паперів, що вимагають дії (оплата рахунку-фактури, виклик тощо) та паперів, які необхідно подати (банківські виписки, автоматичні дебетові рахунки тощо). Цей фокус дозволяє негайно позбутися застарілого паперу, який можна викинути, наприклад флаєрів та реклами.